7 Nguyên tắc bố trí phòng họp bạn nên tham khảo

7 Nguyên tắc bố trí phòng họp bạn nên tham khảo

7 Nguyên tắc bố trí phòng họp bạn nên tham khảo

[GHẾ PHÒNG HỌP] 7 NGUYÊN TẮC BỐ TRÍ PHÒNG HỌP BẠN NÊN BIẾT

7 Nguyên tắc bố trí phòng họp bạn nên tham khảo

GHẾ PHÒNG HỌP 7 NGUYÊN TẮC BỐ TRÍ PHÒNG HỌP BẠN NÊN BIẾT

Bố trí phòng họp hợp phong thủy  cũng như việc bố trí các ghế phòng họp cho hợp lý cũng sẽ giúp công ty có không gian làm việc hài hòa, mang lại nhiều may mắn, tài lộc. Dưới đây chúng tôi xin gợi ý đến các bạn 7 nguyên tắc cơ bản để bố trí phòng họp hợp phong thủy.

>>> Tham khảo: Nội thất văn phòng tphcm

Vị trí của phòng họp

  • Để bố trí phòng họp hợp phong thủy trước nhất phải lựa chọn vị trí đặt phòng họp trong không gian của công ty.
  • Nhiều chuyên gia phong thủy cho rằng vị trí ở giữa hoặc cuối văn phòng là nơi thích hợp nhất để đặt phòng họp. Khi đặt văn phòng ở đây sẽ nâng cao hiệu quả của các cuộc họp, tỉ lệ thành công cao và mang nhiều tài vận cho công ty hơn.
7 Nguyên tắc bố trí phòng họp bạn nên tham khảo

Vị trí đặt bàn họp ảnh hưởng tới vận khí và phong thủy của công ty

  • Lý giải điều này, các chuyên gia cho rằng khi khách vào công ty sẽ mang theo nhân khí, trong quá trình họ di chuyển từ cửa đến phòng họp qua đường đi thông qua tất cả các phòng, bộ phận của công ty thì nhân khí sẽ được hấp thụ và tích tụ trong văn phòng.
  • Không nên đặt phòng họp nằm sát cửa chính bởi khách sẽ trực tiếp mang nhân khí vào phòng họp làm lượng tài lộc sẽ giảm đáng kể.

Lựa chọn kiểu dáng bàn phòng họp

  • Khi lựa chọn bàn cho phòng họp nên chọn các kiểu bàn hình tròn hoặc bàn hình bầu dục, nếu do một số lý do phải dung bàn chữ nhật thì nên có viền ở 4 góc để không có sát khí tại 4 góc.
  • Những kiểu bàn kể trên sẽ giúp cho những người tham gia dễ dàng đưa ra những ý tưởng mới, họ luôn có tâm lý bình đẳng và dễ đi đến một quan điểm chung. 
7 Nguyên tắc bố trí phòng họp bạn nên tham khảo

Lựa chọn kiểu dáng bàn phòng họp

Lựa chọn ghế phòng họp

Ghế phòng họp cần phải cân đối với bàn họp. Chọn ghế có chất liệu da hoặc lưới tùy theo mục đích sử dụng cũng như không gian căn phòng. Đồng thời ghế nên là màu đen sang trọng mang lại không gian có thiết kế phòng họp hợp phong thủy. Một vài gợi ý về kiểu dáng của ghế như: ghế chân quỳ, ghế xoay,…

7 Nguyên tắc bố trí phòng họp bạn nên tham khảo

Cần căn cứ vào kiểu dáng, màu sắc và chất liệu để lựa chọn ghế phòng họp phù hợp

Bố trí vị trí chủ trì cuộc họp

  • Cần đặc biệt lưu ý đến vị trí của người chủ trì khi bố trí bàn ghế phòng họp. Ghế của người chủ trì cuộc họp cần được đặt quay lưng vào tường, mắt nhìn ra phía cửa và phải quan sát bao quát được cả không gian phòng họp.
  • Điều tối kị nhất là đặt vị trí của người chủ trì cuộc họp dựa vào nhà vệ sinh hay đặt dưới thanh dầm ngang của phòng họp. Bởi sẽ có ảnh hưởng tiêu cực tới sức khỏe và tâm lý của người đó, từ đây có thể ảnh hưởng xấu đến kết quả cuộc họp.

Sắp xếp bàn ghế phòng họp

7 Nguyên tắc bố trí phòng họp bạn nên tham khảo

Sắp xếp bàn ghế phòng họp

  • Bài trí bàn ghế phòng họp sẽ tùy thuộc vào diện tích bề mặt căn phòng cũng như mục đích sử dụng.
  • Tuy nhiên các chuyên gia phong thủy khuyên rằng, không nên bố trí bàn ghế phòng họp theo kiểu hai bên song song với nhau hoặc bàn ghế của người chủ trì cuộc họp được tách biệt, hai bên có hai dãy bàn còn ở giữa có khoảng trống. Hai cách bài trí này dễ làm nảy sinh tâm lý bất hòa giữa các thành viên trong cuộc họp và người chủ trì.

Khoảng cách giữa các vật dụng

Khi bố trí bàn ghế phòng họp, phải đảm bảo vị trí ngồi của mỗi thành viên có không gian lưu thông ở bốn mặt. 

Khoảng cách nhỏ nhất từ vùng giáp bàn tới tường và giữa các vật chướng ngại khác nên là 1,2 m, đây khoảng cách đi lại cần thiết khi một người họp đi và và bước ra khi kết thúc hội nghị. Ngoài việc lựa chọn các thiết bị nội thất cần thiết và bài trí một cách khoa học, thì việc xử lý âm thanh và ánh sáng của phòng họp cũng ảnh hưởng lớn tới chất lượng cuộc họp. 

7 Nguyên tắc bố trí phòng họp bạn nên tham khảo

Bố trí phòng họp cũng cần chú ý tới vấn đề đi lại và giao tiếp của người tham gia

Ánh sáng phòng họp

  • Trong bố trí phòng họp hợp phong thủy thì ánh sáng cũng là một yếu tố quan trọng. Phòng họp phải đảm bảo đủ ánh sáng, độ thoáng mát cần thiết.
  • Nên tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên bởi ánh sáng tự nhiên rất tốt cho con mắt của người sử dụng.
  • Còn nếu sử dụng ánh sáng đèn điện thì không nên để các bóng đèn trên đầu bởi nó sẽ phát ra tia phản xạ gây khó chịu và căng thẳng cho người sử dụng.

Tại sao cần hiểu các quy tắc sắp đặt vị trí?

Chỗ ngồi không đơn giản chỉ là chỗ ngồi, mà nó còn thể hiện vị thế, vai trò của người ngồi ở vị trí đó, thậm chí ảnh hưởng tới cách giao tiếp của những người trong phòng họp với nhau. Việc am hiểu các quy tắc này sẽ giúp cho Trợ lý:

  • Sắp đặt vị trí phù hợp với mục đích của cuộc họp
  • Giúp những người tham gia hiểu được vị thế của mình là ai, vai trò của mình là gì
  • Đảm bảo cho chủ tọa/người quan trọng nhất có thể điều hành cuộc họp suôn sẻ
  • Tránh việc những người thích ngồi cùng nhau sẽ tụm lại và trao đổi, gây mất trật tự và không tập trung
  • Nghệ thuật sắp đặt có thể tăng sức mạnh của người điều hành và giảm sức mạnh của người chống đối

Một số quy tắc chung khi sắp đặt chỗ ngồi

Nguyên tắc  chung khi sắp đặt chỗ ngồi đó là thể hiện sự tôn trọng, đảm bảo các yếu tố thuận lợi, an toàn cho người quan trọng nhất của cuộc họp. Thông thường sẽ có một số quy tắc sau:

  • Vị trí của chủ tọa luôn cách xa cửa ra vào nhất và là vị trí có thể bao quát toàn bộ phòng họp: Điều này để chủ tọa có thể kiểm soát cuộc họp dễ dàng, không phải ngoái lại nhìn khi có người đi vào, tránh sự mất tập trung bởi những hoạt động có thể xảy ra như lễ tân vào tiếp nước, rót trà…
  • Các vị trí quan trọng sẽ ở gần chủ tọa, các vị trí càng xa càng kém quan trọng
  • Ghế của chủ tọa thường là một chiếc ghế riêng, không giống các ghế còn lại, có lưng ghế cao hơn các ghế khác, điều này thể hiện uy quyền của chủ tọa.

Giải thích ý nghĩa một số vị trí ngồi

Kiểu hỗ trợ: nếu người còn lại muốn hỗ trợ cho Sếp, hãy ngồi vuông góc với sếp, như vậy cả hai có thể phá vỡ rào cản và nhìn vào mắt nhau để hiểu nhau. Đây cũng là vị trí mà Trợ lý nên ngồi khi trao đổi với Sếp.

7 Nguyên tắc bố trí phòng họp bạn nên tham khảo

Kiểu hợp tác: Nếu muốn thể hiện thái độ hợp tác, hãy ngồi bên cạnh người kia, điều đó thể hiện hai người có cùng suy nghĩ. Tuy nhiên nên cân nhắc vị trí này khi ngồi với sếp bởi nó chỉ dành cho vị trí ngang nhau.

7 Nguyên tắc bố trí phòng họp bạn nên tham khảo

*Kiểu đối kháng: chiếc bàn ngăn giữa và tư thế mặt đối mặt sẽ tạo khoảng cách và sự đối đầu cho người ngồi theo kiểu sắp đặt này. Nếu bạn muốn gây ảnh hưởng lên cấp dưới, hãy chọn vị trí ngồi này, và cho họ ngồi một cái ghế không tựa lưng, không tay vịn. Họ sẽ cảm thấy yếu thế hơn bạn.

7 Nguyên tắc bố trí phòng họp bạn nên tham khảo

Các kiểu sắp xếp bàn họp

*Bàn họp thể hiện uy quyền:  đây là kiểu sắp xếp thường thấy trong các cuộc họp công ty. Kiểu sắp xếp này thể hiện rõ vai trò thứ bậc của những người tham gia. Vị trí của chủ tọa sẽ ở đầu bàn. Những người cấp bậc thấp nhất sẽ ngồi cuối bàn.

7 Nguyên tắc bố trí phòng họp bạn nên tham khảo

* Bàn họp đối kháng: Bàn họp này được sử dụng khi tranh luận hoặc khi họp với đối tác. Khi đó, người chủ tọa ngồi giữa bàn, người có khả năng đối kháng, tranh luận hoặc đối tác sẽ ngồi đối diện chủ tọa, những người còn lại ngồi xung quanh. Trong trường hợp này Trợ lý sẽ ngồi đối diện với người hỗ trợ/ Trợ lý của đối tác.

7 Nguyên tắc bố trí phòng họp bạn nên tham khảo

Bàn họp Thảo luận tự do: kiểu bàn này không đặt nặng uy quyền mà khuyến khích người tham gia tự do phát biểu. Ngồi trong bàn tròn tạo cảm giác cân bằng về quyền lực. Bàn này thường sử dụng khi những người tham gia có cùng cấp bậc, hoặc bỏ qua sự phân chia cấp bậc. Nhược điểm của bàn này đó là không thể đặt nhiều bàn tròn trong 1 phòng họp và số lượng người tham gia bị hạn chế.

7 Nguyên tắc bố trí phòng họp bạn nên tham khảo

Nghệ thuật trong sắp đặt vị trí

Một người biết sắp đặt vị trí có thể hướng cuộc họp đi theo kết quả mà mình mong muốn, đó hoàn toàn dựa vào sự am hiểu tâm lý con người. Ví dụ sau đây sẽ mô tả một phương pháp sắp đặt để hạn chế sự đối kháng:

7 Nguyên tắc bố trí phòng họp bạn nên tham khảo

Giải thích:

  • Chủ tọa (8) ngồi giữa bàn, có người ủng hộ (9) ngồi cạnh để hỗ trợ
  • Người đối kháng mạnh nhất (3) sẽ ngồi đối diện chủ tọa, không có người đối kháng nào ngồi cạnh để cô lập và giảm bớt sức mạnh của người (3)
  • Hai người do dự (2) và (4) ngồi trong tầm mắt của chủ tọa, vì vậy sẽ quan sát chủ tọa để ra quyết định và dễ chọn phương án đồng tình với chủ tọa hơn, người (4) là người do dự nhiều hơn thì ngồi cạnh người ủng hộ (5) để người (5) có thể tác động.
  • Người đối kháng (10) có thể là người có sự đối kháng tương đối cao, nên cho ngồi xa nhất và ngồi với người ủng hộ (9), như vậy sẽ bị cô lập, ít phản kháng hơn. Đây cũng là vị trí xa người phản kháng (3) nhất
  • Người (7) có mức độ phản kháng vừa phải, cho ngồi cạnh chủ tọa và người ủng hộ (6) để họ cảm thấy có vẻ như mình đang cùng chiến tuyến với chủ tọa, khó có khả năng phản kháng
  • Người (1) là người có sự phản kháng yếu nhất, ngồi cùng với người do dự (2)
  • Cả hai người phản kháng (1) và (10) đều xa tầm ảnh hưởng của chủ tọa và người đối kháng (3), vì vậy sắp xếp họ ngồi đối mặt người ủng hộ để họ không có cơ hội giao tiếp bằng mắt với những người phản kháng khác để tìm kiếm đồng minh.

Như vậy với cách sắp xếp chỗ ngồi như thế này, chủ tọa có thể vô hiệu hóa một phần sự phản kháng của người kia, dễ dàng đạt được mục đích của mình hơn.

Ta có thể thấy rằng việc sắp đặt vị trí ngồi không đơn thuần thể hiện thứ bậc mà còn là chiến lược trong kinh doanh và đàm phán. Một số gợi ý của chúng tôi trên đây hi vọng sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về nghệ thuật sắp đặt và ứng dụng nó thành công trong công việc cũng như cuộc sống.